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如何寫出一封完美的專業英文電子郵件

雖然電子郵件通常給人較商業書信有種不正式的感覺,在商業界你仍不能讓你的用語顯得很不正式。電子郵件也許較快速及更有效率些,但是你的客戶或商業夥伴將不輕易寬恕太草率的信件。不要害怕!閱讀發現這些容易的秘訣,將有助於提升你的英文電子郵件的專業水平。


開頭的問候語

在你的電子郵件裡表達問候總是非常重要的,例如:「Dear Lillian,」。根據你與他人之間關係的禮節,你可以稱呼他們的姓而非他們的名字,例如:「Dear Mrs. Price,」。如果你們的關係較為親近些,你可以簡單的說:「Hi Kelly,」如果你正在與一家公司而非個人聯繫,你可以這樣寫「To Whom It May Concern:」

向受文者致謝

如果你正回覆一個客戶的問題,你應該先表達感謝。例如:如果某人詢問你的公司有些問題,你可以這樣說:「Thank you for contacting ABC Company.」如果某人已經回覆你寄的其中一封電子郵件,要確實地說:「Thank you for your prompt reply.」「Thanks for getting back to me.」如果你可以找到任何機會感謝受文者,那就做吧。它將使他或她更容易重視,並且它將使你x顯得更有禮貌些。

表明你的目的

然而,如果你正著手使用電子郵件溝通,這或許不大可能以一連串的感謝之意來開始說明你的目的。例如:「I am writing to enquire about …」「I am writing in reference to …」在電子郵件中將你的目的說明清楚是很重要的,然後進入下一個主題內容。記得要注意文法、拼寫及標點符號,同時避免冗長的句子,儘量讓你的句子簡短清楚。

結束語

在結束你的電子郵件以前,禮貌地再感謝一次受文者。你可以這樣開始「Thank you for your patience and cooperation.」「Thank you for your consideration.」,然後接著說「If you have any questions or concerns, don't hesitate to let me know.」「I look forward to hearing from you.」

最後的結尾辭

電子郵件的最後一步,包括了適切的結尾辭與你的名字。專業用語是「Best regards」 「Sincerely」「Thank you」。而避免使用結尾辭「Best wishes」「Cheers」是最好的點子,因為這些最好在非正式及私人電子郵件中使用。最後,在按下傳送鍵以前,再檢查一次電子郵件中的拼寫,來確定這是一封絕佳的電子郵件!

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